Ámbito subjetivo
El ámbito subjetivo del derecho de acceso se extiende a todos los ciudadanos, no limitándose pues a los interesados en el procedimiento.
Algunas restricciones en cuanto al sujeto que puede ejercitar el derecho se establecen para el caso de que el acceso pudiera afectar al derecho a la intimidad de las personas. De este modo, si los documentos contienen datos referentes a la intimidad de las personas, el acceso se reserva a éstas (que, por otra parte, si los datos son incompletos o inexactos pueden exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los plazos máximos que determinen los diferentes procedimientos, de los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno).
No obstante, si el dato que se incluye en los documentos es exclusivamente de carácter nominativo y no se incluyen otros pertenecientes a la intimidad de las personas, el acceso, también limitado en principio a los titulares, se extiende a los terceros que acrediten un interés legítimo y directo en el caso de que los datos puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, (extensión que, sin embargo, no es de aplicación en relación a los procedimientos de carácter sancionador o disciplinario).
Ámbito objetivo
El ámbito objetivo del derecho de acceso se limita a los expedientes ya finalizados a la fecha en que se solicite el acceso, en concreto, a los registros y documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren.
Debe tenerse presente, no obstante, que el derecho de acceso se modula en función de las materias a las que afecte el expediente. La LPAC establece, en este sentido, una serie de materias excluidas y se remite, por otra parte, a la legislación específica en otros supuestos.
El derecho de acceso no puede ser ejercido respecto a los siguientes expedientes (art. 37.5 LPAC):
A) Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de las Comunidades Autónomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a Derecho Administrativo. B) Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado.
C) Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando. D) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial.
E) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.
Se rigen por sus disposiciones específicas (art. 37.6 LPAC):
A) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas.
B) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de los pacientes.
C) Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral.
D) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del ámbito de la función estadística pública.
E) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de carácter público cuyo uso esté regulado por una Ley.
F) El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones Públicas por parte de las personas que ostenten la condición de Diputado de las Cortes Generales, Senador, miembro de una Asamblea legislativa de Comunidad Autónoma o de una Corporación Local.
G) La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Históricos.
Ejercicio del derecho de acceso
La forma de ejercicio del derecho de acceso ha sido objeto también de atención por el art. 37.3 LPAC, precepto que, al objeto de que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos, que el derecho será ejercido formulándose petición individualizada de los documentos que se desee consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud genérica sobre una materia o conjunto de materias. El derecho de acceso lleva implícito, por otra parte, el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas.
El acceso directo a los expedientes, sin embargo, puede ser autorizado cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante, siempre que quede garantizada debidamente la intimidad de las personas.
El derecho de acceso, por lo demás, puede denegarse en los casos en los que prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una Ley, debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar resolución motivada.
Para finalizar, debemos incidir en la íntima relación de este derecho con el derecho a la intimidad personal. Esta conexión hace que, en el ejercicio de este derecho deban tenerse muy presentes la regulación de la protección de datos de carácter personal, contenida en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 diciembre, Regula la Protección de Datos de Carácter Personal y en el Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999.
