domingo, 31 de marzo de 2013

Registros



Los Registros administrativos constituyen el instrumento mediante el que se deja constancia de los escritos y comunicaciones que reciba la Administración (registro de entrada) y de los que ésta dirige a otros órganos o a particulares (registro de salida).

Tipos de registros: registro general y registros auxiliares.


Es un deber de la Administración el que los órganos administrativos lleven un registro general en el que se hará el asiento de toda entrada o salida de escritos – en el caso de la salida, cuando sean oficiales-.

Pero al tiempo, la LPAC permite (con carácter potestativo, pues), la creación en las unidades administrativas de otros registros (auxiliares) con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Los registros auxiliares deben comunicar toda anotación que efectúen al registro general. Y es requisito para que un registro se considere auxiliar –y por tanto garantice la entrada y la salida de escritos- que se integre informáticamente en el registro general.

Anotación de los asientos y garantías del sistema.


El trámite de registro consiste en la anotación de los asientos de entrada o salida. Esta anotación debe hacerse respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones e indicar la fecha del día de la recepción o salida.

Una vez concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones deben ser cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.

Tanto los registros generales como los auxiliares deben instalarse en soporte informático. El sistema ha de garantizar la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra. Igualmente deberá garantizar la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo.

Copia acreditativa.


En desarrollo del art. 35.c) LPAC, precepto en el que, como se recordará, se reconoce el derecho de los ciudadanos a obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento, el art. 37.5 LPAC diseña la forma de ejercicio de este derecho.

Los ciudadanos pueden acompañar una copia de los documentos que presenten junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones. Dicha copia, previo cotejo con el original por cualquiera de los registros administrativos, será remitida al órgano destinatario devolviéndose el original al ciudadano. Cuando el original deba obrar en el procedimiento, se entregará al ciudadano la copia del mismo, una vez sellada por los registros mencionados y previa comprobación de su identidad con el original.

Publicidad de la apertura de los registros.


Para garantizar el derecho de los ciudadanos a la presentación de documentos, el art. 37.7 LPAC prevé la obligación de cada Administración pública de establecer los días y el horario en que deban permanecer abiertos sus registros.

A tal efecto, las Administraciones públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de acceso y comunicación, así como los horarios de funcionamiento (art. 37.8 LPAC).

Lugar de presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones.


Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones públicas pueden presentarse en los lugares que al efecto se relacionan en el art. 37.4 LPAC precepto que relaciona, junto a los registros administrativos, otros posibles lugares de recepción de escritos:

a) En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.

b) En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, o a la de alguna de las entidades que integran la Administración Local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio.

c) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

d) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.

e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Mediante convenios de colaboración suscritos entre las Administraciones públicas se establecerán sistemas de intercomunicación y coordinación de registros que garanticen su compatibilidad informática, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de las solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos que se presenten en cualquiera de los registros.

Registros electrónicos.


Salvo que una norma con rango de Ley establezca lo contrario, los ciudadanos pueden elegir en todo momento la manera de comunicarse con las Administraciones públicas, sea o no por medios electrónicos. Esta posibilidad, introducida de forma expresa en nuestro ordenamiento por el art. 27 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se complementa con la obligación de las Administraciones públicas de crear sistemas de registros electrónicos que garanticen la constancia de la recepción de las solicitudes, escritos y comunicaciones (art. 24 Ley 11/2007).